En tant qu'agent immobilier, la tenue du registre des mandats est une obligation légale importante. Ce document est soumis à des contrôles réguliers et il est essentiel de respecter des règles précises pour le maintenir correctement. Dans cette optique, Sinimo vous propose 10 commandements pour vous aider à tenir votre registre des mandats de manière efficace et en conformité avec la réglementation en vigueur.

I. Dès ton premier mandat tu le compléteras !

Il est impératif de remplir le registre des mandats dès le premier mandat, car il est obligatoire par la loi. Si vous ne le faites pas, vous risquez une amende de 3000€ et une peine de deux ans d'emprisonnement. Si le registre est mal tenu, vous pourriez également être interdit d’exercer. Autant de raisons de respecter ce 1er commandement !

II. Deux registres distincts, tu tiendras

Si vous avez une carte professionnelle pour la transaction et une autre pour la gestion, vous devez tenir deux registres distincts. Vous ne pouvez pas combiner les deux dans un seul registre. Les règles sont strictes !
Avec l’offre Sinimo 2 registres : un pour la gestion et un pour la transaction sont automatiquement complétés à chaque mandat ! L’agent immobilier n’a même plus à s’en soucier…!

III. Un registre par carte professionnelle, tu tiendras

Pour chaque carte professionnelle, vous devez tenir un registre distinct pour les transactions et/ou la gestion. Si plusieurs agences sont sous une même carte professionnelle, il ne doit y avoir qu'un seul registre pour toutes les agences. Le registre doit être disponible au siège en cas de contrôle.

IV. Tous les champs obligatoires tu compléteras

Les champs obligatoires dans les registres sont les mêmes pour la gestion et la transaction. Ils incluent le numéro d'ordre, la date du mandat, le nom et l'adresse du mandant. Pour le registre de transaction, vous devez également inclure l'objet du mandat, la nature et la situation des biens, ainsi que le numéro de répertoire en cas de gestion séquestre. Pour le registre de gestion, vous devez inclure la situation de l'immeuble ou des immeubles, le conseil syndical / conseil de surveillance et la date de fin du mandat.

V. Des mandats numérotés, tu auras !

Vous devez numéroter les mandats et les inscrire dans le registre. Si vous ne le faites pas, le mandat sera nul, et vous ne pourrez pas être rémunéré pour vos services. Si vous utilisez la signature électronique pour signer des mandats à distance, le mandat sera numéroté automatiquement lors de la dernière signature et sera versé dans le registre. Un bel avantage qui est inclus dans l’offre de Sinimo !

VI. Sans interruption tous tes mandats, tu inscriras

Vous devez inscrire tous les mandats sans interruption.

VII. Un ordre chronologique, obligatoirement, tu respecteras !

Vous devez respecter l'ordre chronologique des mandats dans le registre. Si vous ne le faites pas, le mandat sera également nul. Avec une application juridique, c'est bien sûr beaucoup plus simple, car tout est automatique !

VIII. Des garanties de traçabilité, ton application juridique garantira

Si vous utilisez un support numérique pour votre registre, il doit garantir les mêmes conditions de traçabilité que le papier. Cela signifie que toute modification doit générer un historique, et que toutes les inscriptions doivent être indélébiles. Les tableurs Excel ne sont pas acceptables. Sinimo est une solution de tenue en ligne de registre des mandats qui garantit ces conditions de traçabilité.

IX. Ton registre numérique en cas de contrôle, tu présenteras

Vous devez avoir votre registre disponible en cas de contrôle. Les agences immobilières font l'objet de contrôles réguliers de la DGCCRF. La version numérique de votre registre facilitera l'accès à celui-ci lors d'un contrôle. Encore une raison de plus d’adopter l’application juridique Sinimo et son registre des mandats automatisé.

X. Pendant 10 ans ton registres des mandats tu conserveras.

Tous les registres de mandats doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans. En cas de contrôle, la DGCCRF peut demander la présentation des registres des mandats et vérifier leur conformité. Il est donc essentiel de les conserver pendant la durée légale requise. Avec Sinimo, la conservation est simplifiée, car elle est numérique. Vous pouvez également effectuer des recherches dans les registres archivés pour retrouver facilement les informations dont vous avez besoin.
En résumé, le registre des mandats de transaction est une obligation légale pour les professionnels de l'immobilier et sa mauvaise tenue peut entraîner des sanctions pénales et administratives. Il est important de tenir deux registres distincts pour la gestion et la transaction, et de numéroter tous les mandats dans l'ordre chronologique de leur signature. Les informations obligatoires doivent être renseignées et les registres doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans.
En utilisant une solution de tenue en ligne des registres des mandats telle que Sinimo, la tenue et la conservation des registres est simplifiée et vous évitez les risques d'erreur de saisie.