Avec la digitalisation croissante des processus de l'immobilier, de nombreux professionnels se posent la question de savoir s'il est encore nécessaire d'imprimer des versions papier de leurs documents électroniques. Dans cet article, Sinimo vous explique les obligations légales relatives à la conservation et à la présentation de documents pour les agents immobiliers.

Ce que dit réellement la loi sur les documents établis sous forme électronique:

Selon l'article 1365 du Code civil, l'écrit est défini comme une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quel que soit leur support. L'article 1366 précise que l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, à condition que la personne à l'origine de l'écrit puisse être dûment identifiée et que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir son intégrité.

Les différents délais d’archivage pour les documents : l’impression est-elle nécessaire ?

À ce jour, les textes relatifs aux obligations des professionnels de l'immobilier exigent des documents et actes écrits, conformes à la réglementation, mais n'imposent pas de format papier. 

Les registres des mandats et les registres-répertoires peuvent être établis, tenus et conservés sous forme électronique, dans les conditions prescrites par le Code civil. Il est important de rappeler que les registres et les reçus doivent être conservés pendant 10 ans, quel que soit leur support.

Avec l'offre Sinimo à 29€ par mois (contrats illimités et registres), tous vos registres sont tenus de façon automatique sous format électronique. 

Les mandats

Les agents immobiliers doivent conserver leurs mandats pendant 10 ans, conformément à la loi Hoguet. 

Bien que les modifications de l'article 86 du décret de 1972 aient rendu l'interprétation de ce texte incertaine, il est prudent d'appliquer le même délai de conservation aux relevés du compte séquestre et du compte de gestion, aux documents avisant le mandant de la location d'un bien et constatant une reddition des comptes en gestion.

Les autres documents

Pour les autres documents et actes, le délai de conservation est généralement fixé en fonction des délais légaux ou des délais de prescription de la responsabilité de l'agent immobilier. Par exemple, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, le délai est généralement fixé à 5 ans par la loi.

En conclusion, les agents immobiliers ne sont pas obligés d'imprimer des versions papier de leurs documents électroniques.

Les mandats doivent être conservés pendant 10 ans, tout comme les registres et les reçus.

Pour les autres documents et actes, le délai de conservation est généralement fixé en fonction des délais légaux ou des délais de prescription de la responsabilité de l'agent immobilier. Il est important de se conformer à la réglementation en vigueur et de conserver les documents dans des conditions garantissant leur intégrité, quel que soit leur support.

Avec l’application juridique Sinimo, vous créez vos contrats sous format électronique et pouvez les faire signer toujours électroniquement à distance ou en face à face. Vous n’imprimez pas une seule feuille de papier et êtes assuré de bénéficier d’un archivage à valeur probante chez CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations pendant 10 ans, quel que soit le contrat.

Alors…prêt à jeter votre imprimante ? Le zero papier est aujourd’hui un objectif totalement atteignable, il suffit de le vouloir ! Il est prouvé qu’une agence immobilières dématérialisant ses contrats à 100% économise des dizaines d’heures chaque mois, tout en restant 100% conforme à la réglementation en vigueur.