Registres immobiliers : gare à la validité de vos mandats immobiliers ! Les bonnes pratiques de SINIMO®

La loi Hoguet impose depuis de nombreux années aux professionnels de l’immobilier de tenir à jour des registres immobiliers afférents aux mandats qu’ils signent ou encore aux sommes qu’ils pourraient enregistrer.

Leur tenue conditionne en effet la validité des mandats et même des honoraires de l’agent immobilier.

De nombreux professionnels de l’immobilier nous interrogent régulièrement sur la manière dont ils doivent tenir leur registre. Sinimo ® vous explique dans cet article les bonnes pratiques à intégrer pour satisfaire à vos obligations professionnelles liés aux mandats de vente / location.

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Les astuces pour bien tenir vos registres

Inscrire tous vos mandats dans un registre

L’inscription de tous vos mandats dans un registre est donc obligatoire ! Evidemment, comme toute tâche administrative celle-ci demande un certain sens de l’organisation.

Pour être certain de posséder un registre totalement conforme à la loi Hoguet, il est donc recommandé d’opter pour une solution automatisée (démo ici) L’état peut en effet contrôler votre registre et un manque de formalisme peut entrainer la nullité de vos mandats !

Si les mandats sont numériques, toutes les informations intégrées à celui-ci peuvent être insérées dans le registre, exportable au format PDF ou consultable en ligne via un espace réservé au directeur d’agence !

NB : Il vous faut tenir 2 registres distincts pour la gestion (Pour les détenteurs Carte G) et la transaction (Pour les détenteurs Carte T = vente / location). Il n’est pas possible centraliser le report de l’intégralité de vos mandats (en Gestion et en Transaction) dans un seul et même registre.

Respecter un ordre chronologique

Vous pouvez débuter la numérotation de vos contrats au chiffre souhaité ! Toutefois, veillez à ne jamais rompre la chronologie même lors d’un changement d’année !

Ainsi si votre dernier mandat de décembre 2022 est sur le modèle suivant : 215. Votre mandat de janvier 2023 sera le 216 ! On ne redémarre pas à zéro chaque année pour préserver la chronologie des mandats. Ainsi, il ne serait pas conforme à la loi d’utiliser l’année comme numéro d’enregistrement (2022-01).

Toujours inscrire le numéro de mandat sur le mandat concerné ET dans le registre

Le numéro inscrit doit l’être à la fois sur le mandat (sur tous les exemplaires des différentes parties) ET dans le registre des mandats.

En passant par une solution digitale comme SINIMO, le directeur d’agence peut savoir quand un mandat a été créé et également quand il a été signé. L’ensemble des informations est affiché !

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Les avenants aussi peuvent être enregistrés mais le droit ne l’impose pas : utilisez la colonne « observation » pour signaler les avenants

A ce jour, la réglementation n’impose pas d’enregistrer les avenants dans un répertoire. Cependant il est vivement recommandé d’insérer dans l’avenant le numéro de mandat qu’il vient modifier. Il est également de bon usage de signaler ce dernier dans la colonne « observations » du registre des mandats (sur la ligne exacte correspondant au mandat).

Indiquer les « clos sans suite » dans le registre

Veillez à toujours indiquer la situation de vos mandats dans le registre lié. Ainsi un mandat qui n’aurait pas au final été signé par les deux parties doit être signalé « clos sans suite » par exemple. Cette information doit être renseigné dans la colonne observation

NB : lorsque vous utilisez une solution automatisée, les informations sont automatiquement mises à jour dans le registre

Dans le cadre d’un mandat signé hors établissement, il doit être également être renseigné s’il y a rétractation du mandant.

Indiquer les délégations de mandat dans la colonne « obervations » du registre

Toute délégation de mandat doit également être renseigné dans les registres des parties concernées. Cette information se trouve généralement dans la partie « observations » du registre.

Une offre unique intégrant 2 registres essentiels aux agents immobiliers

L’application juridique Sinimo® est aujourd’hui la seule application juridique en France à proposer une offre intégrant 2 registres essentiels aux agents immobiliers sans frais supplémentaires !

Les registres des mandats et le registre répertoire sont en effet inclus dans l’offre !

Pour seulement 29€ HT / mois, Sinimo propose ainsi la création de contrats immobiliers personnalisés en illimité, fiables juridiquement et pouvant être signé électroniquement au tarif le plus du marché. Sans surcoût cette application innovante met à disposition de ses clients un registre des mandats et un registre répertoire doté d’un outil de génération de notes de frais.

Ce type de fonctionnalité est en général proposé en supplément chez la concurrence. Sinimo se distingue ainsi par une offre particulièrement économique pour des fonctionnalités toujours plus innovantes.

En utilisant une application comme SINIMO, vous avez l’assurance de respecter la loi pour vos transactions ET vos locations, et l’on est jamais trop prudent !

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